Spécifications fonctionnelles et règles de gestion
Les spécifications fonctionnelles permettent de transformer un besoin métier en éléments suffisamment clairs pour être compris, validés puis réalisés par les équipes projet.
Elles peuvent décrire un écran, un formulaire, un workflow, une règle conditionnelle, une automatisation ou le comportement attendu d’une fonctionnalité.
Les règles de gestion précisent quant à elles les conditions à respecter : qui peut agir, à quel moment, avec quelles données et selon quelles validations.
Ma pratique
Je formalise les besoins en cherchant à lever les ambiguïtés avant la réalisation.
Je précise notamment :
- les utilisateurs concernés ;
- les données nécessaires ;
- les étapes du processus ;
- les conditions et exceptions ;
- les droits et validations attendus ;
- le résultat final à obtenir ;
- les critères permettant de vérifier que la solution fonctionne correctement.
J’adapte le niveau de détail au contexte. Une évolution simple peut être décrite avec un schéma et quelques règles, tandis qu’une intégration ou un workflow complexe demande une documentation plus structurée.
Mise en pratique
Pour la Maison de Naissance PHAM, j’ai contribué à formaliser les règles de répartition sectorielle entre les sages-femmes, puis à définir les conditions permettant d’orienter les demandes selon la situation de la patiente, la professionnelle concernée, le code postal et la commune de résidence.
Ces règles ont ensuite servi à construire le formulaire conditionnel dans Odoo et les automatisations de distribution des messages.
Lors de projets d’intégration entre HubSpot et Odoo, j’ai également documenté les correspondances entre les champs, les règles de création et de mise à jour, ainsi que le comportement attendu en cas de données absentes ou incohérentes.
Outils associés
- Odoo et Odoo Studio pour traduire les règles en champs, vues, formulaires et workflows ;
- HubSpot pour les règles liées aux données CRM et aux synchronisations ;
- schémas de flux, tableaux de mapping, scénarios utilisateurs et critères de recette ;
- Google Docs, GitHub ou GitLab pour partager et versionner les spécifications.
✅ Mon réflexe
" Je cherche toujours à décrire le résultat attendu et les cas particuliers, pas seulement le fonctionnement général.
Ce sont souvent les exceptions non précisées qui provoquent les incompréhensions pendant la réalisation ou la recette. "
Les postes associés
Cette compétence est particulièrement utile dans les fonctions qui traduisent les besoins métier en solutions compréhensibles par les utilisateurs, les intégrateurs et les équipes techniques, tels que :