Modélisation des workflows et automatisations métier
La modélisation d’un workflow consiste à représenter clairement les étapes d’un processus : qui intervient, quelles informations sont nécessaires, quelles validations doivent avoir lieu et quelles actions peuvent être automatisées.
L’objectif est de rendre le fonctionnement plus fiable, de réduire les oublis et d’éviter les manipulations répétitives, sans créer un processus inutilement rigide.
Ma pratique
Je commence par identifier :
- le point de départ du processus ;
- les acteurs concernés ;
- les informations à recueillir ;
- les conditions qui orientent vers une étape plutôt qu’une autre ;
- les validations nécessaires ;
- les actions pouvant être déclenchées automatiquement ;
- les exceptions qui doivent rester gérées manuellement.
Je formalise ensuite un workflow suffisamment clair pour être compris par les utilisateurs et traduit dans l’outil.
Une automatisation doit simplifier le travail, mais aussi rester lisible, contrôlable et facile à maintenir.
Mise en pratique
Pour la Maison de Naissance PHAM, j’ai conçu un système permettant d’orienter automatiquement les demandes vers les sages-femmes concernées.
Le workflow tenait compte de plusieurs situations : patiente déjà suivie, professionnelle concernée, code postal et commune de résidence.
La solution combinait un formulaire conditionnel dans Odoo, une boîte Gmail, des Google Groups et des automatisations avec Google Apps Script afin de transmettre les demandes et de nettoyer la boîte technique.
Outils associés
- Odoo pour les formulaires, étapes, règles conditionnelles et actions automatisées ;
- Odoo Studio pour adapter les champs, vues et comportements lorsque le contexte le permet ;
- Google Apps Script & suite Google pour automatiser certains traitements entre les services Google ;
- schémas de flux, règles de gestion et scénarios de test pour formaliser et valider le workflow.
✅ Mon point d’attention
" Avant d’automatiser un processus, je vérifie toujours que ses règles sont suffisamment claires.
Automatiser un fonctionnement mal défini ne le corrige pas : cela accélère surtout les erreurs et les incompréhensions. "
Les postes associés
Cette compétence est particulièrement utile dans les fonctions chargées de concevoir des processus, de paramétrer des ERP et d’améliorer le fonctionnement des applications métier, tels que :