Cartographie et optimisation des processus métier
La cartographie des processus consiste à représenter le déroulement réel d’une activité : les étapes, les acteurs, les décisions, les informations échangées et les outils utilisés.
Elle permet de rendre visible ce qui fonctionne, mais aussi les attentes, doubles saisies, ruptures d’information et responsabilités mal définies. Cette représentation sert ensuite de base pour proposer des améliorations réalistes.
Ma pratique
Je commence par reconstituer le processus avec les personnes concernées, sans supposer que son fonctionnement théorique correspond exactement aux pratiques quotidiennes.
Je cherche notamment à identifier :
- le point de départ et le résultat attendu ;
- les acteurs intervenant à chaque étape ;
- les informations saisies ou transmises ;
- les validations et règles de décision ;
- les changements d’outil ;
- les tâches répétitives ou manuelles ;
- les exceptions et points de blocage.
L’optimisation peut ensuite passer par une clarification des responsabilités, une simplification du parcours, un meilleur paramétrage ou une automatisation ciblée.
Mise en pratique
Pour la Maison de Naissance PHAM, j’ai contribué à formaliser le processus de distribution sectorielle des demandes entre les sages-femmes.
Cette analyse a permis de représenter les différents cas, les informations nécessaires à l’orientation et les règles liées à la professionnelle, au code postal et à la commune. Elle a ensuite servi à concevoir le formulaire conditionnel et les automatisations associées.
Lors du projet ETL entre HubSpot et Odoo, j’ai également analysé la circulation des données entre les deux applications afin d’identifier leur origine, leur destination et les règles de transformation nécessaires.
Outils associés
- Odoo pour traduire les processus en étapes, formulaires, règles et automatisations ;
- HubSpot pour analyser les parcours CRM et la circulation des données commerciales ;
- Google Docs et Google Sheets pour formaliser les étapes, acteurs et règles ;
- schémas de flux, tableaux de responsabilités, mappings et scénarios de fonctionnement.
✅ Mon réflexe
" Je cartographie d’abord le processus tel qu’il fonctionne réellement, même lorsqu’il comporte des contournements.
Cela permet de comprendre les contraintes du terrain avant de dessiner un fonctionnement cible plus simple. "
Les postes associés
Cette compétence est particulièrement utile dans les fonctions chargées d’analyser les organisations, de concevoir des solutions ERP et d’améliorer les processus internes, tels que :