Animation d’ateliers fonctionnels
Un atelier fonctionnel permet de réunir les personnes concernées par un besoin afin de partager leur compréhension du sujet, clarifier les attentes et prendre les décisions nécessaires à la suite du projet.
Il peut servir à analyser un processus, définir des règles de gestion, prioriser des demandes, valider une structure ou recueillir les retours sur une première solution.
Ma pratique
Je prépare l’atelier autour d’un objectif précis et des décisions qui doivent en ressortir.
Pendant les échanges, je veille notamment à :
- donner la parole aux utilisateurs concernés ;
- reformuler les besoins pour vérifier leur compréhension ;
- distinguer les besoins prioritaires des demandes secondaires ;
- identifier les différences entre les pratiques des équipes ;
- rendre visibles les contraintes et les points de désaccord ;
- présenter les solutions de manière compréhensible ;
- formaliser les décisions et les actions à poursuivre.
Lorsque le sujet est complexe, je préfère avancer par étapes plutôt que chercher à tout résoudre au cours d’une seule réunion.
Mise en pratique
Dans mes projets Odoo, j’ai organisé des échanges réguliers avec les utilisateurs pour valider l’arborescence des sites, les formulaires, les parcours, les contenus et les automatisations.
Pour la Maison de Naissance PHAM, ces échanges ont notamment permis de formaliser la répartition sectorielle entre les sages-femmes et les règles nécessaires à l’orientation des demandes.
Lors de projets liés aux données, les ateliers et points de validation ont également servi à confirmer les mappings, les règles de transformation et le traitement des cas particuliers.
Outils associés
- Google Meet pour les ateliers et démonstrations à distance ;
- Google Docs et Google Sheets pour préparer les sujets et consigner les décisions ;
- Odoo pour présenter des configurations, formulaires ou prototypes directement dans l’environnement concerné ;
- schémas de flux, listes de besoins, comptes rendus et prototypes pour faciliter les échanges.
✅ Mon réflexe
" Je termine toujours un atelier en reformulant ce qui a été validé, ce qui reste à décider et la prochaine étape. Cela évite que chaque participant reparte avec une interprétation différente de la réunion. "
Les postes associés
Cette compétence est particulièrement utile dans les fonctions qui assurent l’interface entre les utilisateurs, les équipes métier et les personnes chargées de concevoir ou de faire évoluer la solution, tels que :